Seguro que alguna vez has escuchado que eso de ser Bloguer, Community Manager o un emprendedor con un mini negocio es un trabajo 24/7. Lo que viene a decir que si te aventuras a ocuparte de las bondades de alguno de estos cargos debes estar pendiente de tu blog, redes o tu negocio 24 horas al día durante los 7 días se la semana.
¡OMG! ¿Sin dormir? ¿Sin días libres? ¿Sin…? A ver, no dramaticemos, como podrás imaginar estar disponible 24h al día para una sola persona no es factible, pero ¿Qué hay de cierto y de mito en esta afirmación? ¿Hasta donde llegamos por dedicación a nuestro trabajo?
Para empezar tenemos que partir de algo muy evidente, el día tiene 24 horas, que pueden cundir más o menos, pero son 24, ni una más ni una menos. Como ejemplo de un día de diario cualquiera, durante este preciado tiempo hay algunas tareas básicas que no podemos obviar, por ejemplo dormir, entre 6 y 8 horas al día. Y dormir bien, a menos que tengas un pequeñajo en casa que reclame tu atención, nada de andar despertándose cada dos por tres que descansar bien es muy necesario. A estas 8h debemos sumarle cosas como comer, hacer las tareas del hogar y no os olvidéis, tener tiempo para uno mismo. Echando cuentas deberíamos reservarle otras 8 horas al día. Lo que nos reduce la jornada de trabajo a las 8h restantes, como marca la ley.
A veces nos gustaría que el día tuviera 30 horas para poder hacerlo todo pero no os engañéis, en esas 6 horas extras no iríais al gimnasio, ni al cine, acabarían respondiendo emails de ultima hora, llamadas o más tareas profesionales. Por suerte los milagros no existen y con las 24 tenemos más que suficiente pero no siempre las gestionamos bien. Los que nos dedicamos al mundo online acabamos recortando horas de sueño, de descanso o de nuestro tiempo de ocio para dedicarlas a gestionar la tienda, a interactuar en las redes sociales o a rematar el post que tienes pendiente. Lo que nos deja ese 24/7 del que hablábamos en una versión realista que suele reducirse a un 16/7 . Sí, pasamos de 24 a 16 pero el panorama sigue siendo poco alentador.
¿Y qué podemos hacer? Si tus clientes te reclaman las 24h, tienes que atenderles y estás tu sól@, (Lo de tener empleados es un lujo no al alcance de cualquiera)
Os voy a contar la clave, ese secreto (a voces) por el que todo el mundo me pregunta «¿Cómo te da tiempo de todo lo que haces?». ¿Preparad@s?: Organización del tiempo. Sí, tan sencillo y a la vez complejo como aprender a organizar nuestro tiempo de forma eficaz. Complejo porque es algo que todos nos proponemos y acabamos saltándonos a la torera y sencillo porque obligándonos a seguir unas reglas básicas todo empezará a fluir mucho mejor.
Después de cometer muchos errores, agobiarme mucho, escuchar y leer todo tipo de consejos y técnicas y experimentar por mi misma lo que funciona y lo que no, os planteo una pequeña guía que he ido elaborando con el tiempo y que a mi, como miniemprendedora que trabaja en casa, me han servido para gestionar el tiempo eficazmente. Partiendo desde cero vamos paso a paso.
MARCATE UN HORARIO DE TRABAJO
Si trabajas en casa puedes fijarte tu horario en las horas que resulten más productivas para ti. Para mi sin duda es la mañana. Prefiero madrugar un poco y dedicar toda la mañana al trabajo que quedarme hasta las 12 de la noche (Por que no rindo), pero oye, cada persona es un mundo. Reserva 8h al día para trabajar según tus ritmos vitales. No hace falta que sean 8h seguidas, puedes dividirlas en 4 y 4 por ejemplo. El resto del tiempo oblígate a dedicarlo en ti, en tu casa o en lo que quieras, pero obligate a desconectar como mínimo 5 horas al día (Sin contar las de sueño)
Si trabajas fuera de casa y además llevas tu propio proyecto, tendrás que adaptar tu horario a las «horas libres» que tengas. Ahí tendrás que evaluar seriamente cómo quieres distribuir tu tiempo y en este post no vamos a entrar en este tipo de casos.
IDENTIFICA LAS TAREAS HABITUALES
Dentro de la jornada laboral y dependiendo del tipo de trabajo que hayas elegido, a lo largo de un mes hay procesos rutinarios que se repiten periódicamente. Por ejemplo: Escribir un artículo para el blog, gestionar pedidos, programar las redes sociales… Estas actividades, que sabes que las vas a tener que hacer obligatoriamente son el primer paso para organizarnos. Toma nota de todas las tareas habituales que puedas identificar y pasamos al siguiente paso.
NO DESPRECIES LA LABOR DE LAS AGENDAS
Ahora que ya sabemos las 8h que vamos a dedicar a trabajar y qué tareas habituales tenemos que hacer cada semana vamos a organizarlo todo en un cuadrante. De lunes a viernes, o quizás, de lunes a sábado (Reserva al menos un día a la semana para descansar), distribuye las tareas basándote en criterios lógicos. Por ejemplo, si quieres publicar un nuevo artículo a principio de la semana puedes poner esta tarea los lunes, o dedicar los viernes a programar las redes sociales de la semana siguiente.
En este cuadrante fijaremos unos bloques estandar que nos ayudarán a tener un orden mental de lo que vamos a hacer cada día «Hoy me toca…». Se realista, si en escribir un post tardas 3h, no pongas 5, ni 1, intenta ajustar los tiempos lo más fieles posible, para calcular cuanto tardas ya os enseñaré algún truco, pero eso será en otro post. Además deja al menos un par de horas cada día para los imprevistos y tareas pendientes, que ahora veremos.
Si te pasa como a mi, que soy un desastre con las agendas de papel (Empiezo una todas las temporadas y acaban el año en blanco), te propongo una solución online que ha mi me da muy buenos resultados. Google Calendar, la aplicación de agenda de Google, te permite organizar las tareas con funciones como «Repetir» durante varias semanas, mover las tareas de sitio sin descuadrarlo todo y tomar notas rápidas (Entre otras muchas cosas) . Además siempre lo llevas disponible en el móvil. Pero bueno, no estoy aquí para venderos las bondades de esta aplicación os recomiendo que le echéis un vistazo y sigamos.
ENAMÓRATE DE LAS LISTAS
Aunque lo mio no son las agendas, mi casa está llena de libretas, soy una de esas enamoradas de las libretas molonas, siempre llevo una conmigo, las termino enseguida y no son ningún capricho. La libreta y el boli son una herramienta de trabajo fundamental para una gestión óptima del tiempo.
Además de las tareas habituales, lo largo de una jornada laboral surgen un montón de imprevistos que hay que gestionar: Contestar emails, comentarios, hacer llamadas, pedidos de material.. . Algunas las podemos solucionar al instante y otras tenemos que aplazarlas. Te recomiendo no dar la responsabilidad de esta lista a la aplicación «Notas mentales» porque suele fallar muy a menudo, más aún cuando estamos pendientes de un montón de cosas. Mi truco es tomar nota de todo, cada una de las tareas que hay que solucionar van directamente a la libreta. (Quien dice libreta dice móvil, tableta…) Una debajo de otra y por orden de llegada.
Y APRENDE A PRIORIOZAR
Gran problema este… Aunque ya sabemos qué debemos hacer, seguramente empieces la jornada con esas tareas que más te apetecen y dejas lo que no te gusta para el final. Lo que provoca que no te de tiempo de todo y se vayan arrastrando de un día para otro ¡Horror!
Un buen truco para gestionar toda esa lista de tareas pendiente y compaginarlas con las tareas habituales es la priorizar. Cada mañana dedica entre 10 y 15 minutos (No más) a identificar cuales son las más tareas más urgentes (No te engañes, aunque no te apetezca hacerlo, si es urgente, no lo dejes para mañana) e inclúyelas dentro de tu agenda diaria. Ahora ya tienes claro qué vas a hacer cada día, dentro de tus 8h.
¿Y SI NO TE DA TIEMPO?
¿Y si llega la última hora de la jornada y no has hecho todo lo que te habías propuesto? ¿Y si quedan tareas pendientes? En este caso tendrás que evaluar la urgencia o no de cada una de ellas. Siempre que sea posible mantenla en la lista de tareas y pásala a prioritaria para el día siguiente. Si no se puede retrasar, tendrás que hacer horas extras, todos las hemos hecho, pero ojo, no lo conviertas en algo habitual.
LA TEORÍA DEL MINUTO
Y para terminar este planning os voy a recomendar un súper truco que leí en Creative mindly en este interesante artículo sobre organización del tiempo y que será la clave para ganar mucho tiempo en tu día a día. Si te cuesta menos de un minuto, HAZLO YA. Grábatelo en la cabeza, imprímelo y pégalo delante del ordenador o hazlo como quieras, pero tenlo presente a diario. A veces nuestra lista de tareas pendientes se engrosa con cosas que podíamos haber solucionado en su momento y no lo hicimos, lo que supone al final mucho más tiempo del que debía. Recuerda, si es rápido de solucionar, no hay tiempo que perder.
Un último consejo, para que tus clientes no te abrumen con peticiones, emails que debas contestar a horas intempestivas o necesites atenderlos al instante, fija en la web un horario de atención al público, realista, en el que debes estar disponible, fuera de él, como en cualquier negocio lo atenderás cuando empiece de nuevo la jornada.
El tiempo es oro y nuestra vida es demasiado valiosa para pasarnos 16 horas al día pendiente de un trabajo, por mucho que nos guste, el 24/7 no es viable, pero no lo conviertas en 16 o 18. Dedica un poco de tiempo a organizarte y tu día a día será mucho más relajado. No te olvides de dedicar tiempo para ti, de hacer deporte, tener la casa ordenada o lo que quieras, pero gestiona tu tiempo, te aseguro que todo empezará a ir mejor.
Escrito por: Saray de la Hoz www.elinvernaderocreativo.com